Odbiór lokalu – jak przeprowadzić go sprawniej?

Nieszczelne okna, zakrzywienia ścian, rysy na parapetach, pęknięcia tynku…

To tylko kilka z wielu usterek zgłaszanych przez klientów podczas odbiorów, czyli najintensywniejszego etapu realizacji inwestycji budowlanej. Generalni wykonawcy są w tym czasie bombardowani zgłoszeniami, zadaniami i usterkami, które muszą zostać poprawione, żeby przekazanie lokalu mogło dojść do skutku.

W czym problem?

Głównym celem generalnego wykonawcy jest spełnienie oczekiwań jednego podmiotu: inwestora. Ten prosty, w miarę nieskomplikowany układ nie trwa jednak wiecznie. Na etapie wykańczania lokali wymagania dewelopera zostają rozszerzone przez oczekiwania poszczególnych klientów, którzy zakupili konkretne lokale. Ich wymagania potrafią być znacznie wyższe, co oczywiście jest jak najbardziej zrozumiałe, w końcu wydali niemałe pieniądze na zakup swoich mieszkań.

Wielu klientów decyduje się na zatrudnienie specjalistów, którzy potrafią zauważyć nawet najmniejsze odchyłki od normy. Według danych jednego z największych deweloperów zaledwie 20% nowych mieszkań w Polsce zostaje odebranych bez uwag. Zatem przy inwestycji składającej się ze 100 mieszkań aż 80 mieszkań będzie odbieranych przynajmniej dwukrotnie, co daje co najmniej dodatkowe 120 do 240 godzin samych obchodów i setki odnotowanych do wykonania poprawek.

Sam odbiór lokalu zakończony jest protokołem odbiorowym, czyli dokumentem, który potwierdza stan odbieranego lokalu wraz ze wszystkimi uwagami klienta oraz załącznikami w postaci zdjęć. Inżynier prowadzący odbiór musi spisać wszystkie uwagi, załączyć zdjęcia do formularza, wydrukować, a następnie przekazać go klientowi. Jest to przynajmniej 30 minut na sporządzenie jednego dokumentu, a poza tym należy jeszcze przekazać uwagi podwykonawcom, którzy zajmą się naprawą zleconych usterek, co też wymaga odpowiedniego formularza z dokumentacją zdjęciową oraz opisem prac, które muszą zostać wykonane. Spokojnie dochodzimy już do godziny od momentu wejścia do biura budowy do delegowania jednego zadania podwykonawcy.

Jak usprawnić proces odbiorowy?

Odpowiedzią na to pytanie jest telefon oraz intuicyjna aplikacja, która pozwoli na sprawne wypełnienie protokołu odbiorowego oraz delegowanie zadań podwykonawcom automatycznie w momencie zarejestrowania usterek. Inżynier, który prowadzi odbiór nie musi już drukować karty lokalu oraz formularza odbiorowego, ponieważ ma do niego dostęp w swoim telefonie. Wszystkie karty mieszkaniowe oraz lista odbiorowa przygotowana wcześniej w postaci szablonu są gotowe do użycia w dowolnym momencie. Wszelkie niezgodności oraz odchyły od normy rejestrowane są na rysunkach, a podwykonawcy, którzy mają je naprawić są o nich powiadamiani od razu. 

Po zakończeniu odbioru protokół odbiorowy gotowy jest do wydrukowania wraz ze wszystkimi załącznikami przy pomocy dwóch kliknięć. Dzięki digitalizacji procesu odbiorowego kadra budowlana może sprawnie zarządzać procesami odbiorowymi, delegować zadania podwykonawcom oraz nadzorować postęp prac naprawczych.

Odbiory przy pomocy Hustro

W Hustro stworzyliśmy oddzielny moduł inspekcyjny, który pozwala tworzyć dowolne szablony list kontrolnych, w tym protokoły odbiorowe. Szablon przygotowany w aplikacji oprócz elementów, które należy sprawdzić daje możliwość wgrania dodatkowej dokumentacji, która usprawni odbiory. Mogą być to normy budowlane, specyfikacje techniczne czy zdjęcia poprawnie wykonanych elementów. 

Prosta forma pozwala na sprawne prowadzenie działań odbiorowych z automatycznym rejestrowaniem wszelkich usterek wraz z wysłaniem ich do odpowiednich podwykonawców. Tworzenie zgłoszenia, delegowanie go odpowiednim podwykonawcom oraz wygenerowanie protokołu odbiorowego w aplikacji Hustro zajmuje 2 minuty, dzięki czemu czas poświęcony na kwestie administracyjne związane z odbiorem jest skrócony aż o 97%!

Koszty prowadzenia inspekcji Sposób “tradycyjny” Z pomocą Hustro
Ilość odbieranych lokali 100 100
Ilość lokali do poprawy 80 80
Średnia ilość niezgodności na lokal 12 12
Czas poświęcony na zarejestrowanie jednej niegodności (liczony w minutach)  20 1
Czas poświęcony na zarejestrowanie niezgodności w jednym lokalu (liczony w minutach)  240 12
Czas poświęcony na zarejestrowanie niezgodności we wszystkich lokalach (liczony w godzinach)  320 16
Czas poświęcony na przygotowanie raportu z odbioru jednego lokalu (liczony w minutach) 45 2
Czas poświęcony na przygotowanie raportu z odbioru wszystkich lokali (liczony w godzinach) 75 3,3
Czas poświęcony na prowadzenie odbioru wszystkich lokali (liczony w godzinach) 395 19,3
Wzrost efektywności 2047%

Korzyści

1 min.

na zarejestrowanie niezgodności

2 min.

na przygotowanie raportu z odbioru

2047 % 

wzrostu efektywności

Podsumowanie

Odbiory są czasochłonnym oraz często stresującym dla kadry budowlanej procesem. Nadzorowanie prac prowadzonych w wielu lokalach jednocześnie jest dużym wyzwaniem, a kwestie administracyjne z tym związane potrafią zajmować długie godziny. Wprowadzenie na placu budowy aplikacji, która pozwala na szybkie i proste wypełnianie protokołów odbiorowych pozwala na skrócenie i uproszczenie procesu odbiorowego, dzięki czemu kadra może skupić się na kolejnych zadaniach. Proste narzędzia w rękach wyspecjalizowanej kadry dają dobre efekty i są elementem budującym konkurencyjność na rynku budowlanym.

Autor

Tomasz Jones

BUSINESS DEVELOPMENT SPECIALIST

Zapytaj o wycenę

Artykuły powiązane

Jak zoptymalizować odbiór lokatorski?

Jak zoptymalizować odbiór lokatorski?

Proces odbioru lokatorskiego jest kluczowym etapem w realizacji inwestycji mieszkaniowej. Jest to ostatnia prosta do zakończenia realizacji i przekazania inwestycji. W branży panuje przekonanie, że jest to bardzo intensywny i żmudny etap, związany również z dużo...

czytaj dalej
Budowa Przyszłości: Platformy Typu CDE w Sektorze Budowlanym

Budowa Przyszłości: Platformy Typu CDE w Sektorze Budowlanym

W dzisiejszym dynamicznym środowisku budowlanym technologia odgrywa kluczową rolę w transformacji tradycyjnych praktyk i procesów. Jednym z innowacyjnych rozwiązań, które zdobywa coraz większą popularność, są platformy typu CDE (ang. Common Data Environment), które...

czytaj dalej
Jak monitorować koszty niezgodności?

Jak monitorować koszty niezgodności?

Jaki jest cel monitorowania kosztów niezgodności? Czy jest sens poświęcać temu czas? Czy drobiazgowe rejestrowanie niezgodności w czymś pomoże? Odpowiedzi na te pytanie nie są oczywiste i wymagają precyzyjnego podejścia oraz określenia okoliczności, kiedy...

czytaj dalej