Artykuł ten ma na celu przedstawienie metod optymalizacji procesu odbioru lokatorskiego, opierając się na doświadczeniach we współpracy z klientami Hustro. Na przestrzeni ostatnich dwóch lat przeprowadziliśmy kilkanaście audytów, które wykazały szereg problemów, na które warto zwrócić uwagę podczas optymalizacji procesów, poszukiwania obszarów oszczędności i poprawy efektywności.

Postaram się omówić kluczowe etapy procesu, zidentyfikowane trudności oraz rekomendacje mające na celu usprawnienie odbiorów, ze szczególnym naciskiem na zastosowanie nowoczesnych narzędzi cyfrowych. Zapraszamy do lektury, która może okazać się pomocna dla deweloperów, wykonawców oraz wszystkich zaangażowanych w proces budowlany.

Znaczenie procesu odbioru

Przebieg procesu odbioru oraz jego efektywność i dokładność mają bezpośredni wpływ na zadowolenie klientów (lokatorów) oraz na dalsze relacje między inwestorem a wykonawcą. Niestety, często zdarza się, że wykrywanie i naprawa usterek napotyka na liczne problemy, które prowadzą do opóźnień, konfliktów i dodatkowych kosztów. Na podstawie dostępnych statystyk, możemy przyjąć następujący procentowy udział typów odbiorów:

• Odbiory bezusterkowe: około 20% wszystkich odbiorów
• Odbiory zrealizowane w pierwszym zaplanowanym terminie: 50%
• Odbiory przeprowadzone w drugim, trzecim lub czwartym terminie: 30%

Ta ostatnia grupa odbiorów generuje dużo dodatkowej pracy,

Przegląd procesu

Proces odbioru lokatorskiego obejmuje kilka podetapów i angażuje przedstawicieli Generalnego Wykonawcy, Dewelopera oraz Lokatora. Przebieg procesy wygląda następująco.

1. Przygotowanie do weryfikacji stanu technicznego lokalu
• Wybór lokalu wraz z przynależną komórką lokatorską oraz miejscem parkingowym
• Przygotowanie protokołu
2. Weryfikacja stanu technicznego
• Lokator wraz z przedstawicielem (zewnętrznym inspektorem) wskazują usterki, wybierając elementy do sprawdzenia
• Przedstawiciel generalnego wykonawcy analizuje i kwalifikuje usterki do naprawy na miejscu lub w późniejszym czasie
3. Sporządzenie i podpisanie protokołu
• Przedstawiciel dewelopera przygotowuje papierowy protokół odbiorowy oraz listę usterek
• Podpisany protokół jest skanowany i przekazywany do biura dewelopera

Lista usterek

Lista usterek powstaje dość szybko, zanotowanie jednej usterki zajmuje około minuty. Jest bardzo skrótowa i najczęściej ma postać: „rysa na oknie”, „pęknięcie ściany”, albo jeszcze oszczędniej: „okno”, „drzwi”, „włącznik”. Średnio, podczas jednego odbioru zgłaszanych jest 4,5 usterki, przy czym tę wartość zaniżają odbiory bezusterkowe. Jeśli w procesie odbioru uczestniczy zewnętrzny inspektor, lista usterek jest zdecydowanie dłuższa i może zawierać nawet 30-40 pozycji.

Przekazanie usterek do naprawy

Po spotkaniu papierowa lista usterek jest digitalizowana, a następnie przygotowywane jest zlecenie naprawy dla podwykonawców. Dystrybucja usterek może mieć różne formy:

• Otwarte zlecenie naprawy – lista usterek z danego odbioru przygotowywana jest w formie arkusza Excel, a następnie przesyłana mailowo do wszystkich podwykonawców z prośbą o ustalenie, która firma zajmie się ich usunięciem.
• Indywidualne zlecenie naprawy – lista usterek z danego odbioru wysyłana jest w treści maila do każdej firmy podwykonawczej osobno, uwzględniając typ usterki i charakter wykonywanych prac przez podwykonawcę.
• Bezpośrednie zlecenie naprawy – lista usterek jest omawiana telefonicznie i nie ma formalnego charakteru.

Jakość informacji dot. usterki i sposób jej przekazania znacząco wpływa na skuteczność jej usunięcia.

Zidentyfikowane problemy w procesie (wąskie gardła)

Podczas szczegółowej analizy procesu odbioru lokatorskiego, zidentyfikowaliśmy szereg istotnych problemów, które negatywnie wpływają na efektywność, dokładność i satysfakcję wszystkich zaangażowanych stron. Poniżej przedstawiamy najważniejsze z nich:

• Papierowa lista usterek – choć szybka w przygotowaniu, wymaga dodatkowego czasu na przekazanie informacji
• Pismo odręczne – wpływa na opóźnienia w ewidencji usterek oraz pomyłki przy ich naprawie
• Brak precyzji – opis usterki jest często zbyt oszczędny i nieprecyzyjny
• Naprawa na miejscu – praktyka ta często dezorganizuje pracę i sztucznie wydłuża przebieg odbioru

Jak to poprawić?

Samo użycie aplikacji do rejestrowanie usterek rozwiązuje problem dokładności i czytelności informacji, przygotowanie ewidencji nie wymaga od nas dodatkowej pracy. Komunikacja z podwykonawcami, również może przebiegać znacznie szybciej.

Zastosowanie aplikacji do rejestrowania usterek może znacząco usprawnić proces:

• Rejestrowanie usterek bezpośrednio na miejscu za pomocą aplikacji mobilnej
• Automatyczne przesyłanie zgłoszeń do centralnej bazy danych
• Przypisywanie usterek do odpowiednich podwykonawców
• Natychmiastowe powiadomienia dla podwykonawców z pełnym opisem usterki

Zoptymalizowany proces może przebiegać znacznie sprawniej, eliminując wiele problemów związanych z tradycyjnymi metodami zbierania informacji o usterkach.

Czas to pieniądz, gdzie można zaoszczędzić?

Oszczędności i korzyści

• Skrócenie czasu trwania odbiorów – uproszczenie samego procesu to 50% oszczędności czasu na jego przeprowadzenie → 30 min. zamiast 60 min.
• Zmniejszenie liczby ponownych odbiorów –
• Redukcja kosztów administracyjnych (mniej papierowej dokumentacji)
• Szybsze usuwanie usterek
• Poprawa satysfakcji klientów

Aby obliczyć ROI dla wdrożenia aplikacji usprawniającej proces odbioru lokatorskiego, przeanalizujmy dane i wykonamy niezbędne obliczenia.

Dane wejściowe

• 3 inspektorów
• Bez aplikacji: 12-15 odbiorów dziennie (średnio 13,5)
• Z aplikacją: 30-35 odbiorów dziennie (średnio 32,5)
• Czas odbioru bez aplikacji: 60-90 min (średnio 75 min)
• Czas odbioru z aplikacją: 30 min
• Stawka inspektora: 60 zł/h
• Koszt aplikacji: 149 zł/licencja/inspektor
• Osiedle: 3 bloki x 240 mieszkań = 720 mieszkań

Obliczenia

• Czas potrzebny na odbiór bez aplikacji: 720 mieszkań / 13,5 odbiorów dziennie ≈ 53,33 dni roboczych * 8 godzin = 426,64 godzin pracy
• Czas potrzebny na odbiór z aplikacją: 720 mieszkań / 32,5 odbiorów dziennie ≈ 22,15 dni roboczych * 8 godzin = 177,2 godzin pracy
• Oszczędność czasu: 426,64 – 177,2 = 249,44 godzin
• Oszczędność kosztów pracy: 249,44 godzin * 60 zł/h * 3 inspektorów = 44 899,20 zł
• Koszt inwestycji w aplikację: 149 zł * 3 licencje = 447 zł

Obliczenie ROI: (Zysk z inwestycji – Koszt inwestycji) / Koszt inwestycji * 100%, czyli (44 899,20 zł – 447 zł) / 447 zł * 100% ≈ 9942,33%

Podsumowanie

Inwestycja w aplikację przynosi niezwykle wysoki zwrot z inwestycji na poziomie około 9942,33% dla projektu obejmującego odbiór 720 mieszkań. Oznacza to, że każda zainwestowana złotówka przynosi około 99,42 zł oszczędności. Warto zauważyć, że:

• ROI jest wyjątkowo wysokie ze względu na znaczne zwiększenie wydajności pracy (z 13,5 do 32,5 odbiorów dziennie) przy stosunkowo niskim koszcie inwestycji.
• Obliczenia nie uwzględniają dodatkowych korzyści, takich jak poprawa jakości odbiorów czy zwiększenie satysfakcji klientów.

Podsumowując, wdrożenie aplikacji do usprawnienia procesu odbioru lokatorskiego jest niezwykle opłacalną inwestycją, która przynosi ogromne oszczędności czasu oraz kosztów. Tak wysoki ROI sugeruje, że inwestycja w aplikację powinna być priorytetem dla firmy deweloperskiej.

Artykuły powiązane