Zgłoszenia serwisowe bez chaosu — jeden system dla lokatora, administratora i wykonawcy
Zarządzanie zgłoszeniami serwisowymi w Hustro to cyfrowy system przyjmowania, weryfikacji i realizacji zgłoszeń usterek - bez telefonów, maili i karteczek. Lokator zgłasza usterkę przez formularz lub mail. Administrator widzi status każdego zgłoszenia w czasie rzeczywistym. Wykonawca dostaje zlecenie automatycznie i potwierdza realizację bez konta w systemie.
Umów prezentację
Zarządzanie serwisem bez systemu.
Znasz te problemy?
Lokator bez informacji
"Zgłosiłem usterkę tydzień temu — nikt się nie odzywa"
Lokator zgłasza usterkę telefonem lub mailem i nie wie czy ktoś to odczytał. Nie ma żadnego potwierdzenia ani informacji kiedy ktoś przyjedzie. Zaczyna dzwonić codziennie — co frustruje obie strony.
Administrator w chaosie
"Zgłoszenia przychodzą mailem, telefonem, SMS-em i na karteczkach"
Administrator zbiera zgłoszenia z wielu kanałów jednocześnie. Trudno ustalić co jest pilne, co już zlecono i co czeka. Każde zgłoszenie wymaga ręcznego pośrednictwa między lokatorem a wykonawcą.
Wykonawca bez kontekstu
"Dostałem zlecenie ale nie wiem co dokładnie mam naprawić"
Wykonawca dostaje zlecenie telefonem lub mailem bez zdjęć i szczegółów. Musi dzwonić po więcej informacji. Jedzie na miejsce nieprzygotowany - co przedłuża naprawę i podnosi koszty.
Brak historii napraw
"Ta sama usterka wróciła po raz trzeci - nie mamy historii"
Gdy ta sama usterka pojawia się ponownie nie wiadomo kto to naprawiał, kiedy i co zrobił. Brak historii napraw uniemożliwia ocenę jakości wykonawcy i eskalację problemu do gwarancji.
Brak kontroli terminów
"Nie wiem czy wykonawca w ogóle zabrał się za tę naprawę"
Po wysłaniu zlecenia do wykonawcy administrator nie wie czy zostało przyjęte i kiedy naprawa nastąpi. Musi dzwonić żeby sprawdzić status. Przeterminowane zlecenia zostają niezauważone dopóki lokator nie zadzwoni znowu.
Brak raportowania
"Nie mam danych o tym ile zgłoszeń obsługujemy miesięcznie"
Bez systemu nie ma danych o liczbie zgłoszeń, czasach realizacji ani efektywności wykonawców. Zarząd lub właściciel obiektu nie ma podstaw do oceny jakości obsługi serwisowej i wyboru dostawców.
Jak wygląda rzeczywistość bez systemu?
DLA LOKATORA
🤔 Zgłasza usterkę, ale nie wie, czy ktoś ją odczytał.
🤔 Nie ma pojęcia, kiedy ktoś się tym zajmie.
😱 Musi wydzwaniać i dopytywać o postęp naprawy.
DLA ADMINISTARATORA
😱 Dostaje zgłoszenia przez telefon, e-mail, SMS, a nawet na kartkach – bałagan gwarantowany.
🔄 Pośredniczy między lokatorem a wykonawcą, powtarzając te same informacje.
🕑 Traci czas na śledzenie, co już naprawiono, a co nadal czeka w kolejce.
DLA WYKONAWCY
😱 Otrzymuje zgłoszenie bez zdjęć, szczegółów lub dokładnej lokalizacji.
🕑 Marnuje czas na niepotrzebne wizyty, bo „usterka” okazała się błahostką.
🤔 Nie ma jasnych priorytetów, więc nie wie, co wymaga natychmiastowej reakcji.
Wypróbuj za darmo
Umów prezentacjęJak Hustro usprawnia zarządzanie zgłoszeniami serwisowymi?
Zewnętrzny formularz dla lokatorów — bez konta w systemie
Lokator zgłasza usterkę przez dedykowany formularz lub mail - bez instalowania aplikacji ani zakładania konta. Zgłoszenie trafia automatycznie do systemu z opisem, zdjęciem i lokalizacją. Lokator dostaje potwierdzenie i może śledzić status naprawy.
Jeden pulpit dla administratora — wszystkie zgłoszenia w jednym miejscu
Administrator widzi wszystkie zgłoszenia z wszystkich obiektów w jednym dashboardzie - z priorytetem, statusem i osobą odpowiedzialną. Koniec z zbieraniem informacji z maili, SMS-ów i telefonów. Jedno miejsce, pełna kontrola.
Automatyczne zlecenia dla wykonawców — bez dodatkowej komunikacji
Wykonawca dostaje zlecenie mailem ze wszystkimi szczegółami - opisem, zdjęciami i lokalizacją usterki. Może odpowiedzieć bezpośrednio na maila bez konta w systemie. Jego odpowiedź i status naprawy trafiają automatycznie do zgłoszenia.
Historia napraw i raportowanie - dane do oceny wykonawców
Każde zgłoszenie ma pełną historię - kto zgłosił, kiedy zlecono, kto naprawiał i jak długo trwała realizacja. Raporty PDF z historią serwisową generują się automatycznie. Dane do oceny jakości wykonawców i rozliczeń gwarancyjnych dostępne w kilka sekund.
Zobacz, co mówią ci,
którzy już korzystają z CDE
Narzędzie centralizujące komunikację na budowach
Koniec z chaosem informacyjnym na projektach
Sprawna komunikacja przy odbiorach z podwykonawcami i lokatorami
Jak to powinno działać?
Kluczowe funkcje systemu zarządzania zgłoszeniami serwisowymi
Łatwe zgłaszanie usterek przez formularz online
Lokatorzy, pracownicy i zarządcy mogą w kilka sekund zgłosić usterkę przez intuicyjny formularz online lub aplikację. Zdjęcia, opis i dokładna lokalizacja eliminują niejasności i przyspieszają cały proces serwisowy.
Automatyczne powiadomienia e-mail i push dla wykonawców
Zgłoszenie trafia natychmiast do odpowiednich osób — administratora, wykonawcy lub serwisanta. System wysyła powiadomienia e-mail i push, dzięki czemu nikt nie musi ręcznie informować kolejnych osób, a naprawa może rozpocząć się szybciej.
Śledzenie statusu zgłoszenia serwisowego w czasie rzeczywistym
Każdy uczestnik procesu — lokator, technik, administrator i wykonawca — ma pełną widoczność statusu zgłoszenia. Użytkownicy mogą na bieżąco sprawdzać czy usterka została przyjęta, zweryfikowana, w trakcie realizacji lub już naprawiona.
Raporty i analizy efektywności zarządzania serwisem
Aplikacja generuje szczegółowe raporty dotyczące zgłoszonych usterek, czasu reakcji i efektywności napraw. Administratorzy i inwestorzy mogą identyfikować powtarzające się problemy i optymalizować procesy serwisowe.
Priorytetyzacja zgłoszeń serwisowych według pilności
Nie wszystkie zgłoszenia wymagają natychmiastowej interwencji. Administrator może przypisać priorytety na podstawie rodzaju usterki i jej wpływu na użytkowników. Najpilniejsze sprawy są realizowane w pierwszej kolejności, mniej istotne planowane w dogodnym terminie.
Pełna historia usterek z dokumentacją zdjęciową
Zgłoszenia są archiwizowane wraz z opisem, zdjęciami, statusem oraz podjętymi działaniami. Administratorzy mają pełną dokumentację wszystkich napraw, co ułatwia audyty, analizę powtarzających się problemów i rozliczenia z wykonawcami.
Integracja z modułami jakości, BHP i dokumentacji
Moduł zgłoszeń serwisowych jest w pełni zintegrowany z pozostałymi modułami Hustro — zarządzaniem usterkami, inspekcjami i dokumentacją. Jeden system obsługuje cały cykl życia obiektu bez podwójnego wprowadzania danych.
Często zadawane pytania
- System zarządzania zgłoszeniami serwisowymi Hustro to cyfrowe narzędzie do przyjmowania, weryfikacji i realizacji zgłoszeń usterek w obiektach mieszkalnych i komercyjnych. Zastępuje telefony, maile i karteczki jednym systemem — lokator zgłasza usterkę przez formularz, administrator widzi wszystko w dashboardzie, wykonawca dostaje zlecenie automatycznie mailem.
- Nie. Lokatorzy zgłaszają usterki przez dedykowany formularz w przeglądarce lub mailem — bez instalowania aplikacji ani zakładania konta. Po zgłoszeniu dostają automatyczne potwierdzenie i mogą śledzić status naprawy przez link w mailu.
- Nie. Wykonawcy i firmy serwisowe otrzymują zlecenia mailem ze wszystkimi szczegółami — opisem usterki, zdjęciami i lokalizacją. Mogą odpowiedzieć bezpośrednio na maila bez konta w systemie. Ich odpowiedź automatycznie trafia do zgłoszenia w Hustro.
- Tak. Hustro jest zaprojektowane do obsługi wielu obiektów równolegle — od jednego budynku po duże kompleksy mieszkalne lub komercyjne. Każdy obiekt ma osobną przestrzeń z własną listą zgłoszeń i wykonawców. Administrator widzi status wszystkich obiektów z jednego dashboardu.
- Każde zlecenie naprawy ma przypisanego wykonawcę i termin realizacji. System wysyła automatyczne przypomnienia przed upływem deadline. Przeterminowane zlecenia są wyraźnie oznaczone na dashboardzie administratora. Nie trzeba ręcznie sprawdzać statusu każdej naprawy.
- Tak. Każde zgłoszenie ma pełną historię — kto zgłosił, kiedy zlecono, kto naprawiał i ile trwała realizacja. Raporty PDF z historią serwisową i statystykami generują się automatycznie w kilka minut. Gotowe do wysłania do właściciela obiektu lub zarządu wspólnoty.
- Wdrożenie zajmuje 24 godziny. Nasz zespół konfiguruje formularze zgłoszeń, strukturę obiektów i uprawnienia użytkowników pierwszego dnia. Administratorzy i lokatorzy mogą korzystać z systemu już tego samego dnia — bez projektu IT ani długich szkoleń.
Przyśpiesz pracę
w swojej firmie
Umów się na bezpłatną prezentację i przekonaj się, jak Hustro może usprawnić zarządzanie Twoimi projektami budowlanymi.
Umów prezentację
Nasz zespół skontaktuje się z Tobą w ciągu 24h
Roksana Sosnowicz
Specjalista ds. cyfryzacji
Rozwiązania dla
Działy
Moduły
