Czy raportowanie może być prostsze?

Studiowałeś budownictwo?

Z pewnością był to inspirujący okres. Nowe znajomości, zastrzyk wiedzy, pierwsze praktyki, wejście na plac budowy… Być może budownictwo stało się nawet Twoją pasją. Co się zmieniło od tamtego momentu? Twoja kariera zawodowa nabrała rozpędu – nabywasz coraz większe doświadczenie, realizujesz kolejne projekty, bierzesz na siebie coraz bardziej odpowiedzialne zadania. Czasem jednak zamiast zajmować się tym, co umiesz najlepiej, czyli budowaniem… Raportujesz.

Niestety – w projektach budowlanych jest coraz więcej pracy polegającej na przygotowaniu różnego rodzaju raportów. To smutne, że inżynierski potencjał tonie w papierach. Ale może da się z tym radzić sprawniej niż dotychczas?

Typy raportów i sposoby ich przygotowania

Po co tak naprawdę raportujemy? Cele są rozmaite. Niektóre raporty mają charakter dokumentacyjny, inne zarządczy. Jeden raport pomaga określić potrzebne działania, celem innego jest kontrola i monitoring. Dane sprawozdanie może opisać stan na dziś, ale też zmianę sytuacji w czasie. Jak się okazuje raportowanie jako proces biznesowy jest dość złożone i warto na nie spojrzeć z perspektywy:

  • procesów (jakość, BHP, środowisko),
  • typu raportu w kontekście jego formy i zawartości,
  • częstotliwości wykonywania
  • odbiorców (wewnętrzni i zewnętrzni).

Wspomniane czynniki można syntetyzować do odpowiedzi na pytania:

CO? JAK? KIEDY? DO KOGO?

Przekazany podwykonawcy raport na temat wykrytej podczas codziennego obchodu usterki jakościowej (np. pękniętej ściany) mocno się różni od zestawienia incydentów BHP z comiesięcznej inspekcji. Wariantów raportów jest wiele i prawdopodobnie ciężko by było je wszystkie wymienić, ponadto potrzeby mogą ewoluować w czasie trwania projektu. Nie znaczy to jednak, że nie da się tego obszaru zautomatyzować.

Automatyzacja w raportowaniu

Raport z pojedynczego zgłoszenia niezgodności – taki raport możemy wygenerować w postaci pliku PDF na podstawie wprowadzonych informacji. Jak to zrobić?

Wchodzimy na ekran podglądu zgłoszenia, w prawym górnym rogu wybieramy opcje “Eksportuj do PDF”, następnie klikamy “Pobierz”. Plik zostanie zapisany na dysku naszego komputera.

Raport zbiorczy z listy zgłoszeń w układzie tabelarycznym – tego typu raport jest dobrym punktem wyjścia do dalszej obróbki danych dla potrzeb wewnętrznych. Jak go przygotować?

Przechodzimy na listę zgłoszeń, za pomocą filtrów wybieramy zgłoszenia, które nas interesują i klikamy opcję “Eksportuj do XLS”. Wszystkie wybrane zgłoszenia zostaną zapisane w postaci arkusza Excel.

Raport zbiorczy z listy zgłoszeń prezentujący lokalizację – ten raport jest najczęściej wysyłany do podwykonawców, gdzie ważna jest czytelna komunikacja usterki jakościowej. Ten raport możemy przygotować podobnie jak poprzedni. Przechodzimy na listę zgłoszeń i za pomocą filtrów lub wyszukiwania wyświetlamy te zgłoszenia, które nas interesują. Wówczas klikamy opcję “Wyślij raport PDF” (jest ona aktywna, gdy wyświetlonych jest maksymalnie 100 zgłoszeń – celem jest ograniczenie wielkości pojedynczego pliku).

Ten typ raportu możemy od razu wysłać z poziomu aplikacji. Wystarczy wybrać użytkowników z listy lub wpisać adresy email ręcznie, jeżeli adresat raportu nie posiada konta w systemie Hustro – w ciągu kilku minut adresaci otrzymają wiadomość z bezpiecznym linkiem do pliku pdf. Raport ma bardzo szerokie zastosowanie.

Analityka, czyli raporty statystyczne – analiza ilościowa, której poświęcę w przyszłości osobny artykuł. Panel analityczny składający się z 10 specjalistycznych, wysoce konfigurowalnych wykresów pozwala szybko i wygodnie spojrzeć z lotu ptaka na plac budowy. Dane z tego modułu również mogą być eksportowane celem np. umieszczenia w prezentacji czy przeprowadzenia dalszych obliczeń.

Wszystkie wspomniane typy raportów są dostępne za pomocą 1-3 kliknięć, a samo przygotowanie konkretnego raportu nie zajmuje więcej niż 60 sekund.

Ile poświęcamy czasu na raportowanie?

Raportowanie jest złożone, czasochłonne i zwykle konieczne. W związku z tym warto zadać sobie pytanie, ile poświęcamy na to czasu? Trudno jest dokładnie ustalić, ile to godzin, bo każda firma ma zróżnicowane zasady i wymagania.

Koszty prowadzenia inspekcji Sposób “tradycyjny” Z pomocą Hustro
Przygotowanie raportu tygodniowego zbiorczego (liczony w minutach) 240 1
Ilość raportów w miesiącu 4 4
Czas poświęcony na przygotowanie raportów 960 4
Całkowity czas pracy pracownika (liczony w godzinach) 24 0,1
Stawka godzinowa inspektora (zł) 65,00 zł 65,00 zł
Koszt całkowity koszt 1528,00 zł 6,50 zł
Wzrost efektywności 23 500%

Tabelka pokazuje symulację dla zaledwie jednego przykładowego typu raportu. Tych raportów jest zdecydowanie więcej. Jednak już na tym prostym przykładzie widać, że poziom oszczędność czasu i wzrost efektywność jest bardzo wysoki.

Podsumowanie

Bywa, że zadania dot. raportowania zajmują nam coraz więcej czasu i w końcu wypełniają większość dnia. Taka sytuacja jest niepokojąca i prowadzi do uzasadnionej frustracji. Im dłużej w naszej organizacji trwa taki stan, tym więcej procesów biznesowych w jego wyniku powstaje lub się utrwala, narasta liczba interesariuszy a odwrócenie tego trendu staje się coraz trudniejsze i kosztowne.

Odpowiedź na pytanie zadane w tytule brzmi twierdząco. Tak, dzięki stosowaniu odpowiednich narzędzi raportowanie może być prostsze i szybsze. Mam nadzieję, że znajdziesz czas na refleksję w zespole, co warto usprawnić w obszarze raportowania.

A może masz własne przemyślenia w tym obszarze? Zapraszamy do dyskusji a także do bezpośredniego kontaktu z nami.

Korzyści

1521 zł

niższy koszt przygotowania raportu

23 500%

wzrost efektywności

Autor

Andrzej Bogatko

CO-FOUNDER. DESIGNER

Zapytaj o wycenę

Artykuły powiązane

Budowa Przyszłości: Platformy Typu CDE w Sektorze Budowlanym

Budowa Przyszłości: Platformy Typu CDE w Sektorze Budowlanym

W dzisiejszym dynamicznym środowisku budowlanym technologia odgrywa kluczową rolę w transformacji tradycyjnych praktyk i procesów. Jednym z innowacyjnych rozwiązań, które zdobywa coraz większą popularność, są platformy typu CDE (ang. Common Data Environment), które...

czytaj dalej
Jak monitorować koszty niezgodności?

Jak monitorować koszty niezgodności?

Jaki jest cel monitorowania kosztów niezgodności? Czy jest sens poświęcać temu czas? Czy drobiazgowe rejestrowanie niezgodności w czymś pomoże? Odpowiedzi na te pytanie nie są oczywiste i wymagają precyzyjnego podejścia oraz określenia okoliczności, kiedy...

czytaj dalej
Odbiór lokalu – jak przeprowadzić go sprawniej?

Odbiór lokalu – jak przeprowadzić go sprawniej?

Nieszczelne okna, zakrzywienia ścian, rysy na parapetach, pęknięcia tynku… To tylko kilka z wielu usterek zgłaszanych przez klientów podczas odbiorów, czyli najintensywniejszego etapu realizacji inwestycji budowlanej. Generalni wykonawcy są w tym czasie bombardowani...

czytaj dalej