Gdzie jest problem?

Rejestrowanie niezgodności i usterek za pomocą oprogramowania staje się coraz bardziej popularne. Coraz częściej słyszę od inżynierów i kierowników budowy: ”Nie chcemy biegać z papierami po placu budowy”. To świadczy o tym, że w branży budowlanej zachodzi zasadnicza zmiana i coraz więcej firm otwiera się na nowe możliwości i rozwiązania. Jeżeli na placu budowy korzysta się już jednak z jakiegoś oprogramowania, można też zastanowić jak “wycisnąć” z niego jeszcze więcej. Jednym z takich obszarów jest monitoring kosztów niezgodności, który pomaga kontrolować budżet, szybko reagować na zmiany i uniknąć smutnych niespodzianek.

Przetwarzanie niezgodności generuje koszty. Powiem więcej, generuje potężne koszty, z których nikt nie zdaje sobie sprawy do momentu, gdy ich nie zobaczy na własne oczy. Jak to się ma samego procesu rejestracji zgłoszeń? Jeśli zgłoszenia są rejestrowane metodą tradycyjną to monitorowanie kosztów na bazie papierowych katalogów jest bardzo utrudnione, czasochłonne, a często niemożliwe. Sytuacja wygląda inaczej, gdy mamy wszystkie informacje zebrane w przemyślanej aplikacji.

Jakie koszty?

Na placu budowy analiza kosztów niezgodności przebiega w dwóch wymiarach: kosztów szacowanych i ostatecznych. Koszty szacowane to prognoza potencjalnych wydatków poniesionych celem usunięcia usterki bądź jej negatywnych skutków. Ta prognoza może być nieprecyzyjna z uwagi na wczesny etap rozpoznania sytuacji. Zdarza się też, że prognoza była trafna, ale koszty usunięcia usterki zmieniły się w czasie.

Przykładowo pod wpływem warunków atmosferycznych usterka się powiększa i jej usunięcie będzie się wiązało ze zwiększonymi niż przewidywane wydatkami. Nasza prognoza kosztów na etapie identyfikacji niezgodności może się różnić z poniesionymi ostatecznymi kosztami. Czynników mających wpływ na taką sytuację jest wiele: błędna diagnoza sytuacji, dostępność i wzrost cen materiałów, zmiana stanu niezgodności.

Dla lepszego zrozumienia problemu z jakim się mierzymy wyobraźmy sobie następującą sytuację: Podczas prac montażowych na dachu budynku firmy MAR-BUD oraz SpecMontaż (zbieżność nazw przypadkowa) uszkodziły elementy instalacji klimatyzacji.

Generalny wykonawca wycenił koszt usunięcia usterki i uzgodnił z obiema firmami udział w kosztach. MAR-BUD zgodziła się pokryć koszty zakupu potrzebnych materiałów w kwocie estymowanej na 26 000 zł, a SpecMontaż – jako że na kwestiach montażowych zna się najlepiej – zajął się ich montażem, co kosztować miało 15 000 zł. MAR-BUD dysponował częścią materiałów o wartości 12.000 PLN i przekazał je generalnemu wykonawcy, co obniżyło wysokość ich zobowiązania. Firma SpecMontaż zorganizowała własny zespół do usunięcia usterki. Generalny wykonawca uwzględnił zatem kwotę 14 000 zł w rozliczeniu końcowym wobec firmy MAR-BUD – jest to wartość materiałów, które trzeba było dokupić.

Opisana sytuacja nie wydaje się być skomplikowana i doświadczony kierownik budowy z pewnością spotkał się z bardziej złożonymi ustaleniami, ale co jeśli takie sytuacje występują 2-3 razy w miesiącu? W takim scenariuszu niskie kwoty rozliczeń zaczynają mieć znaczenie i warto jest je analizować w ujęciu całościowym. Ponadto generalny wykonawca powinien uwzględnić koszty usunięcia usterki w swoim budżecie i zwrócić uwagę na ten fakt przy rozliczeniu końcowym.

Analiza kosztów?

Szacowane i ostateczne koszty usunięcia niezgodności nabierają większego znaczenia, gdy zaczynamy je analizować całościowo, a nie tylko w ramach jednego, wybranego zgłoszenia. Pomimo tego, że dane finansowe lubimy oglądać w tabeli, to długa lista może początkowo być frustrująca. Szybkie sortowanie po kosztach może jednak w znaczny sposób pomóc w ocenie sytuacji, określeniu priorytetów oraz wpływu na budżet projektu. Do dokładniejszej analizy można użyć filtrów, które pozwolą zawęzić zakres danych np. do wybranego sprawcy czy zakresu dat.

Nie ma już niespodzianek, które do tej pory kryły się w przepastnych, ściśle strzeżonych segregatorach ustawionych obok siebie w wielkiej szafie. Wygodny dostęp do danych sprawia, że mamy przejrzysty obraz sytuacji i możliwość szybkiego podejmowania decyzji w oparciu o faktyczne dane, a nie domysły. Role użytkowników zapewniają nam dostęp właściwych osób do potrzebnych im danych. Czy to wszystko w temacie analizy kosztów niezgodności?

Koszty niezgodności warto monitorować również w kontekście podmiotów, które są z nimi powiązane. Kluczowe jest to, że tych informacji nie trzeba szukać, są szybko dostępne i kiedy jest taka potrzeba, przedstawione podczas spotkań negocjacyjnych. W tym miejscu warto również zwrócić uwagę na aspekt zarządzania ryzykiem, a w szczególności wpływu kosztów usterek na budżet projektu.

Kiedy rejestrować koszty?

Monitoring kosztów niezgodności nie jest możliwy bez wprowadzenia danych. Podawanie danych kosztowych do każdej niezgodności może wydawać się żmudne i czasochłonne. W których niezgodnościach warto zatem uzupełnić te dane?

W pierwszej kolejności warto skupić się na zgłoszeniach, które już na etapie ustaleń co do sposobu rozwiązania wspominają o podziale kosztów. Są to najczęściej niezgodności większego kalibru. Naturalnie do tej grupy zaliczają się usterki, w których występuje wykonawstwo zastępcze.

Kolejną grupą niezgodności, na które warto zwrócić uwagę to uszkodzenia elementów oraz urządzeń, które wymagają wymiany. Z pozoru drobne usterki, których usunięcie jest mocno odwlekane w czasie potrafią urosnąć kilkukrotnie. W związku z tym warto monitorować ich koszty.

Przy jakich usterkach warto zdecydować się na rozsądne lenistwo i zrezygnować z drobiazgowej rejestracji aspektów kosztowych? Chodzi oczywiście o drobne usterki, które są na bieżąco naprawiane w ramach zaplanowanych prac. Te najczęściej mało czasochłonne zadania wiążą się z minimalnymi kosztami, które tak czy owak są uwzględnione w obecnym zakresie prac i istniejącym budżecie. Są to usterki o nieznacznym wpływie na budżet całościowy, ich usunięcie nie jest nadmiernie uciążliwe dla żadnej ze stron, a drobiazgowa rejestracja może okazać się kontrproduktywna.

Podsumowanie

Niezależnie od tego, czy w danym przedsięwzięciu budowlanym pełnimy rolę generalnego wykonawcy czy dużego podwykonawcy, warto wykorzystywać potencjał dostępnych na rynku narzędzi do zarządzania danymi, aby mieć pełen obraz sytuacji – ze szczególnym uwzględnieniem aspektów kosztowych. Bieżący monitoring tych danych pozwoli wprowadzić jasność w ocenie sytuacji oraz uniknąć przykrych niespodzianek finansowych.

Artykuły powiązane