Jak to wygląda obecnie?

Firmy, które profesjonalnie podchodzą do zarządzania jakością, bezpieczeństwem i ochroną środowiska na placu budowy przygotowywują plany odpowiednio dla każdego procesu. Plan składa się ze zbioru jednorazowych i cyklicznych inspekcji prowadzonych w określonych terminach i etapach prac. Można powiedzieć, że inspekcja to jedno z najważniejszych narzędzi na placu budowy, które ma realny wpływ na jakość i bezpieczeństwo pracy. W związku z tym chciałbym się przyjrzeć głębiej temu zagadnieniu.

Nie zależnie czy mówimy o kontroli wąskiego wycinka prac, czy o odbiorze całego budynku czy odcinka drogi, cel i sposób działania inspekcji jest podobny. To weryfikacja stanu zastanego wg określonej listy kontrolnej. Ta definicja brzmi dość teoretycznie i syntetycznie, a jak jak to wygląda w praktyce?

Inspekcje są prowadzone wg wcześniej przygotowanych list kontrolnych, czyli wytycznych wg których powinna być przeprowadzona kontrola. Podstawą tych wytycznych mogą być przepisy prawa budowanego, norma, wewnątrz firmowy standard lub dobra praktyka.

Ekspert tworzy listę elementów kontrolnych wg swojej wiedzy i doświadczenia. Lista kontrolna ma najczęściej formę arkusza Excela, który ma charakter szablonu i jest wypełniany podczas prowadzonej inspekcji. Po przeprowadzonej inspekcji inżynier lub menadżer przygotowuje raport, składający się z wypełnionej listy kontrolnej oraz spisanych niezgodności, obszarów do poprawy.

A co się dzieje dalej? Wskazane niezgodności zostają poprawione we wskazanych terminie i inspekcja jest przeprowadzana ponownie, ze szczególnym uwzględnieniem weryfikacji niezgodności.

Gdzie jest problem?

Mogło by się wydawać, że nie ma nic prostszego jak przejście przez listę kontrolną. Temat, tylko z pozoru wydaje się prosty. Zastanówmy się nad kilkoma zagadnieniami:

• Jeśli plan jakości czy bezpieczeństwa jest solidnie przygotowany to szablonów inspekcji jest kilkadziesiąt. W czasie trwania projektu szablony są modyfikowane, tworzone są nowe dokumenty. Jak w takich okolicznościach sprawić, aby szablony były aktualne, spójne i dostępne zawsze dla zespołu?
• Co w sytuacji, gdy inspekcję prowadzi, nie autor listy kontrolnej, a świeży absolwent budownictwa? Czy napewno poradzi sobie z tym narzędziem? Czy jego praca będzie w pełni wartościowa?
• Regularne inspekcje to wiele zgłoszeń niezgodności, których usunięcie może trwać od kilku dni do kilku miesięcy. W związku z tym, jak monitorować wpływ przeprowadzonej inspekcji na realizację prac naprawczych?
• A co z efektywnością i komfortem pracy? Bieganie po placu budowy z laptopem i otwartym arkuszem Excela nie jest ani wygodne, ani bezpieczne.

Jak widać, problemy, są dość złożone i dotykają różnych aspektów zarządzania kontrolą na placu budowy. Jak możemy poradzić sobie z powyższymi trudnościami?

Photo by Wesley Tingey on Unsplash

Co możemy zrobić?

Spójność i aktualność dokumentów oraz narzędzi to dość popularny problem w firmach, nie tylko budowlanych. Jednak w branży budowlanej osiąga dużą skalę i jednocześnie prowadzi do dotkliwych konsekwencji finansowych.

Warto, aby szablony inspekcji były przygotowane wg określonej konwencji, aby inżynier nie musiał za każdym razem zastanawiać co ma gdzie wpisać lub oznaczyć. Ponad to szablony powinny być dostępne w jednym miejscu dla każdego członka zespołu, zawsze pod ręką, na komputerze i telefonie.

Dobrą praktyką jest, aby do szablonu inspekcji dodać opis lub odnośnik do ogólnie stosowanego wzorca, który określa jasno wymagania kontrolowanego obszaru prac. Ponad to bardzo pomocne jest, w szczególności dla młodych inżynierów opis lub wskazówka dot. kontrolowanego elementu. W ten sposób młody inżynier może szybko nabyć wiedzę w potrzebnym zakresie, przygotować się wcześniej, bardziej komfortowo i merytorycznie przeprowadzić inspekcję. Ta prosta praktyka, daje sporą wartość całej firmie: proces wdrożenia nowych pracowników trwa krócej, propagowania firmowych praktyk i standardów przebiega zdecydowanie szybciej.

Gdy podczas inspekcji zgłaszane są niezgodności, najczęściej trzeba je notować “gdzieś obok”, wymaga to przełączania się pomiędzy narzędziami, arkuszami, telefonem a komputerem. Nie wątpliwie utrudnia to prowadzenie samej inspekcji. W aplikacji mobilnej Hustro jest możliwość szybkiego zarejestrowania niezgodności nie wychodząc z kontekstu inspekcji. Jednocześnie zgłoszona niezgodność zostaje powiązana z danym elementem kontrolowanym oraz całą inspekcją. Dzięki temu możemy monitorować status niezgodności na bierząco, nie poświęcając na to dodatkowego czasu.

Zarządzanie szablonami, nawet w dużej ilości możne być prostsze. W aplikacji przeglądarkowej Hustro możemy swobodnie tworzyć szablony o dowolnej ilości elementów kontrolowanych, bez żadnych ograniczeń. Pracować nad nim stopniowo zapisując jako szkic, a następnie publikując kiedy szablon jest już gotowy.

Gdzie jest wartość?

Zobaczmy jakie realne korzyści oferuje aplikacja. Na podstawie danych statystycznych oraz wywiadów z przedstawicielami firm używającymi aplikacji Hustro, możemy przedstawić następującą kalkulację.

• (1) Średni czas prowadzenia inspekcji – biorąc pod uwagę, że inspekcje obejmują swoim zakresem bardzo różny obszar prac, podane wartości na podstawie wywiadów z użytkownikami aplikacji Hustro.
• (2) Ilość inspekcji w miesiącu – zakładamy, że jest to średnia ilość inspekcji przeprowadzonych w ramach różnych procesów jakości, bezpieczeństwa oraz środowiska.
• (3) Wprowadzenie nowego pracownika przez opiekuna – zakładamy, ze młody pracownik potrzebuje mniej czasu opiekuna, jeśli otrzyma dostęp do odpowiednio przygotowanych szablonów inspekcji, które są odpowiednie do samorozwoju. W związku z tym wymaga to mniejszego zaangażowania opiekuna.

Podsumowanie

Wprowadzenie nowoczesnych narzędzi do tworzenia szablonów oraz prowadzenia inspekcji daje spore oszczędności już w skali małego projektu (3 inżynierów/inspektorów). Korzyści można podzielić na kwantyfikowane tj. niższe koszty oraz nie kwantyfikowane tj. komfort pracy, spójność dokumentów. W związku z tym, czy warto zwlekać z wprowadzeniem nowoczesnych narzędzi na plac budowy? Na to pytanie, manager z branży budowlanej powinien odpowiedzieć sobie sam.

Artykuły powiązane