Platforma CDE dla dewelopera mieszkaniowego zaczyna być potrzebna na długo przed pierwszą łopatą. Dokumentacja inwestycji mieszkaniowej rusza wcześniej niż budowa. Warunki zabudowy, projekt architektoniczny wraz z kolejnymi rewizjami, opinie inspektorów branżowych, zgłoszenie do urzędu, pozwolenie na budowę, dokumentacja przetargowa dla GW. Każdy z tych etapów generuje dokumenty, angażuje innych ludzi i wymaga decyzji, które mają konsekwencje dla kolejnych etapów.

Większość firm deweloperskich zarządza tym za pomocą maili, folderów na dyskach i arkuszy w Excelu. Działa do pewnej skali. Przy kilku inwestycjach równolegle, z kilkudziesięcioma osobami zaangażowanymi w każdą z nich, koszt nieporządku informacyjnego przestaje być abstrakcyjny.

CDE (Common Data Environment, wspólne środowisko danych) to jedno, kontrolowane miejsce, w którym cała dokumentacja inwestycji – projektowa, administracyjna, budowlana i powykonawcza – jest przechowywana, wersjonowana i udostępniana uczestnikom według uprawnień.

Skala problemu, który CDE rozwiązuje, jest mierzalna. Badanie Autodesk i FMI „Harnessing the Data Advantage in Construction” (ponad 3 900 respondentów, dane za 2020 r.) szacuje, że „złe dane” – niedokładne, niekompletne, niedostępne lub nieaktualne – mogły kosztować globalną branżę budowlaną 1,85 bln USD; 30% badanych przyznało, że ponad połowa ich danych projektowych jest w ten sposób „zła”. Wcześniejszy raport FMI i PlanGrid „Construction Disconnected” (2018) wylicza, że pracownicy budownictwa spędzają 35% czasu, ponad 14 godzin tygodniowo, na czynnościach nieproduktywnych – z czego 5,5 godziny na samym szukaniu informacji projektowej – a 48% poprawek na budowach w USA ma źródło w złych danych i złej komunikacji. Uczciwe zastrzeżenie: oba badania zlecili dostawcy oprogramowania i dotyczą głównie wykonawców, nie deweloperów. Rząd wielkości jest jednak trudny do zignorowania.

Źródło: Hustro

Architekt, inspektor konstrukcyjny, inspektor instalacyjny, koordynator projektu pilnujący PUM-u i parametrów finansowych, każdy opiniuje ten sam projekt, ale każdy widzi inne rzeczy i komunikuje się osobnym kanałem. Architekt dostaje uwagi w czterech mailach wysłanych w różnych dniach, część z nich sprzecznych, bez jasnego priorytetu. Decyzja o tym, które uwagi mają pierwszeństwo, zapada podczas spotkania. Notatka z tego spotkania trafia do skrzynki mailowej, jeśli ktoś ją napisał i wysłał ją do wszystkich właściwych osób.

Warunki zabudowy mają swoją ważność. Pozwolenie na budowę też. To są twarde terminy z konsekwencjami prawnymi i finansowymi, Ich przekroczenie może zablokować inwestycję albo wymusić ponowne przejście przez procedurę.

CDE nie zastąpi systemu do zarządzania terminami administracyjnymi ani nie przyspieszy pracy urzędu. Ale może być miejscem, gdzie dokumentacja administracyjna, wnioski, decyzje, korespondencja z urzędem, kolejne wersje załączników, jest przechowywana razem z dokumentacją projektową, a nie w osobnym folderze na dysku osoby, która prowadziła dany wniosek. Gdy ta osoba odchodzi z firmy albo przechodzi na inny projekt, historia administracyjna inwestycji nie odchodzi razem z nią.

Projekt przekazywany GW do wyceny powinien być kompletny i spójny. Jeśli nie jest, GW zadaje pytania, a każde pytanie to czas po obu stronach. Część tych pytań wynika z niejasności, które można było rozwiązać wcześniej, gdyby historia decyzji projektowych była dostępna i czytelna.

Błędy projektowe są najdroższą kategorią błędów. Brytyjska inicjatywa Get It Right Initiative, niezależna od dostawców oprogramowania, na podstawie badań z lat 2015–2016 szacuje bezpośredni koszt błędów możliwych do uniknięcia na około 5% wartości projektu, a po doliczeniu kosztów pośrednich, niezarejestrowanych strat procesowych i wad ukrytych – na około 21%. Pięć z dziesięciu głównych przyczyn błędów według GIRI dotyczy etapu projektowego. To argument za tym, żeby CDE zaczynało się od projektu, a nie od wejścia GW na budowę.

Przy inwestycji mieszkaniowej deweloper zarządza kilkoma równoległymi strumieniami opinii:

• Architekt. Iteracje wizji osiedla i budynku, układ funkcjonalny, standard wykończenia części wspólnych. Przy większym projekcie kilkanaście rund uwag i zmian.
• Inspektor konstrukcyjny. Weryfikacja wykonalności i ekonomiki rozwiązań architektonicznych. Jego uwagi dotyczą innych rysunków niż uwagi architekta, ale zmiany wynikające z jego opinii wpływają na to, co architekt musi przerobić.
• Inspektor instalacyjny. Koordynacja instalacji z architekturą i konstrukcją. Kolizja między instalacjami a konstrukcją wykryta na budowie kosztuje wielokrotnie więcej niż wykryta w projekcie.
• Koordynator projektu. Weryfikacja parametrów finansowych. PUM, budżet wykończenia, układ lokali pod kątem oferty sprzedaży. Pytania, które muszą być zadane i odpowiedziane, zanim projekt trafi do przetargu.
• Dział sprzedaży. Karty lokali, standard wykończenia, zmiany lokatorskie – jeden z największych generatorów zmian w dokumentacji mieszkaniowej, często pomijany w opisie obiegu projektowego. Każda zmiana lokatorska to zmiana rysunku, która musi dotrzeć do konstruktora, instalatora i GW.
• Bank finansujący. Uruchamianie transz z rachunku powierniczego wymaga dokumentacji postępu, którą inspektor banku może zweryfikować bez szukania po folderach. Bank nie opiniuje projektu, ale jest odbiorcą jego dokumentacji przez cały czas trwania inwestycji.

Każda z tych osób potrzebuje aktualnej wersji dokumentacji. Każda generuje uwagi, które powinny być dostępne dla pozostałych. Bez systemu te strumienie biegną osobno i zbiegają się na spotkaniach albo wcale się nie zbiegają.

Architekt wgrywa rewizję. Wszyscy opiniujący widzą tę samą wersję i wpisują uwagi bezpośrednio przy dokumencie. Deweloper widzi w jednym miejscu,, kto odpowiedział, a kto nie, oraz gdzie są sprzeczne uwagi wymagające decyzji. Gdy architekt wgrywa kolejną rewizję uwzględniającą zmiany, stara wersja trafia do archiwum.

Warunek, o którym łatwo zapomnieć: ten obieg działa tylko wtedy, gdy obowiązek korzystania z CDE, formaty plików, terminy odpowiedzi na uwagi i status zapisów w systemie są wpisane do umów z projektantem i z GW. Bez tego CDE jest narzędziem dobrej woli, a nie procesem – i w sporze zapis w systemie ma taką wagę, jaką nada mu umowa.

Źródło: Hustro

Każda decyzja projektowa, zmiana układu ściany, wybór materiału, modyfikacja instalacji, jest zapisana przy dokumencie, którego dotyczy, z datą i autorem. Gdy GW pyta o rozwiązanie przy wycenie, gdy inspektor nadzoru pyta o nie podczas budowy, gdy kupujący zgłasza reklamację po odbiorze, odpowiedź jest w systemie.

Wnioski o WZ, decyzje, korespondencja z urzędem, kolejne wersje załączników, przechowywane w tym samym systemie co dokumentacja projektowa, z tymi samymi uprawnieniami dostępu i tą samą historią wersji. Terminy ważności decyzji administracyjnych CDE nie pilnuje automatycznie, ale ich historia i kompletność dokumentacji są dostępne bez szukania po folderach.

Developer wie, które dokumenty mają status zatwierdzony przez wszystkich opiniujących, a które są jeszcze w obiegu. GW dostaje dostęp z uprawnieniami ograniczonymi do etapu wyceny, zadaje pytania przez system, odpowiedzi są zapisane przy dokumentach, których dotyczą.

Gdy GW wchodzi na budowę, platforma CDE jest skonfigurowana i ma historię projektu. GW dostaje dostęp z uprawnieniami wykonawcy i wgrywa dokumentację wykonawczą do środowiska, które deweloper już zna i używa.

To istotna różnica w porównaniu z modelem, w którym CDE pojawia się dopiero przy wejściu GW. Deweloper, który zaczyna od etapu projektowego, ma ciągłość, jeden system, jedną historię, jeden punkt odniesienia dla wszystkich uczestników przez cały czas trwania inwestycji.

• Wnioski materiałowe. Złożone przez podwykonawcę, zaopiniowane przez inspektora branżowego, zatwierdzone przez dewelopera, z historią komentarzy i powiązaniem z rysunkiem wykonawczym, którego dotyczą. Gdy materiał na budowie różni się od zatwierdzonego wniosku, jest dowód.
• Korespondencja formalna z GW. Pisma, polecenia zmian, protokoły z narad. W sporze dotyczącym zakresu robót lub zmiany standardu, historia korespondencji w systemie jest materiałem dowodowym.
• Zgłoszenia z placu budowy. Inspektor nadzoru zgłasza niezgodność przez aplikację mobilną, opisuje lokalizację, robi zdjęcie. Zgłoszenie trafia do systemu z datą i statusem. GW ma termin na odpowiedź.

Źródło: Hustro

Na osiedlu z dwustu mieszkaniami liczba zgłoszeń wynikających z rękojmi w pierwszych dwóch latach po odbiorze idzie w setki. Każde trzeba przypisać do wykonawcy, ustalić termin, potwierdzić wykonanie. Bez systemu robi to jedna osoba z Excela.

Skala jest większa, niż się wydaje. Firma odbiorowa Inspekcja Domu na podstawie 1 690 odbiorów technicznych w Wielkopolsce podaje średnio 17,43 usterki na jedną odbieraną nieruchomość; najczęstsza kategoria to krzywe ściany i brak kątów prostych (56,5% odbiorów). Próba nie jest losowa – obejmuje lokale, których nabywcy sami zlecili odbiór – ale przy 200 lokalach daje to rząd wielkości 3 000 pozycji w protokołach odbiorowych, zanim jeszcze zaczną się zgłoszenia z okresu rękojmi. Warto też pamiętać o dwóch różnych zegarach: wobec nabywcy lokalu deweloper odpowiada z tytułu rękojmi przez pięć lat od wydania, a regres do wykonawców biegnie na zasadach i w terminach z umowy o roboty budowlane. Bez udokumentowanej historii – kto, kiedy, jaki zakres, na podstawie jakiego rysunku – deweloper zostaje z kosztem naprawy, którego nie ma do kogo przenieść.

W systemie CDE używanym przez cały projekt, zgłoszenie gwarancyjne trafia do tego samego miejsca co zgłoszenie z placu budowy. Jest przypisane do wykonawcy odpowiedzialnego za dany zakres, ma termin, ma status. Dokumentacja techniczna instalacji, której dotyczy wada, jest dostępna w tym samym systemie. Historia decyzji projektowych, które doprowadziły do danego rozwiązania, też.

Źródło: Hustro

Pierwsza inwestycja w systemie wymaga pracy: konfiguracja środowiska, struktura katalogów, ścieżki akceptacji, szkolenia. Kilka tygodni.

Druga inwestycja uruchamia się na szablonie wypracowanym przy pierwszej. Konfiguracja zajmuje dni. Architekt, inspektorzy i GW dostają dostęp do środowiska, które działa tak samo jak przy poprzedniej inwestycji.

Przy trzeciej i czwartej inwestycji CDE przestaje być projektem wdrożeniowym, a staje się standardem operacyjnym firmy. Nowy kierownik projektu wchodzący w inwestycję w połowie jej trwania ma dostęp do pełnej historii. Zarząd widzi statusy wszystkich aktywnych projektów bez cotygodniowych raportów składanych ręcznie.

Dokumentacja powykonawcza trafia do zarządu wspólnoty. Przeglądy serwisowe instalacji wymagają dostępu do dokumentacji technicznej konkretnych urządzeń. Kupujący ma prawo do dokumentacji dotyczącej swojego mieszkania.

Warto sprawdzić przed podpisaniem umowy z dostawcą: w jakim formacie jest eksport danych, czy zachowuje strukturę katalogów i metadane, czy można go wykonać samodzielnie, bez angażowania dostawcy, oraz co się dzieje z dostępem do archiwum, gdy inwestycja zostanie zamknięta.

Pełniejsza lista pytań, którą można przekazać kierownikowi projektu lub prawnikowi jako skrypt rozmowy z dostawcą:

Czy eksport pełnej dokumentacji – pliki, struktura katalogów, metadane, historia wersji, komentarze – jest możliwy samodzielnie, bez udziału dostawcy, i w jakim formacie? Co dzieje się z danymi po wygaśnięciu umowy: jak długo są dostępne i kto ponosi koszt archiwum zamkniętej inwestycji? Czy umowa stwierdza wprost, że dane są własnością dewelopera?

Czy architekt, inspektorzy i GW dostają dostęp bez własnej licencji i czy koszt rośnie z liczbą użytkowników zewnętrznych? Na ile da się ograniczyć uprawnienia – do etapu (GW widzi tylko dokumentację przetargową) i do zakresu (podwykonawca widzi tylko swoją branżę)? Czy nabywca lokalu lub zarząd wspólnoty może otrzymać dostęp wyłącznie do dokumentacji swojego zakresu?

Czy każda zmiana, komentarz i decyzja ma niezmienialny znacznik czasu i autora, i czy ten ślad da się wyeksportować na potrzeby sporu? Co dzieje się z poprzednimi wersjami dokumentu po wgraniu nowej i czy widać, kto wskazał wersję jako obowiązującą? Czy dostawca ma certyfikację bezpieczeństwa (np. ISO 27001) i gdzie fizycznie przechowuje dane – istotne z punktu widzenia RODO i danych nabywców?

Czy to samo środowisko obsłuży etap projektowy, budowę i okres rękojmi, czy trzeba przenosić dane między modułami lub systemami? Czy konfigurację pierwszej inwestycji – strukturę, ścieżki akceptacji, szablony – da się skopiować na kolejne?

Jaki jest koszt wdrożenia i szkoleń, a jaki abonamentu, i od czego zależy cena: liczby projektów, użytkowników czy przestrzeni? Czy są koszty ukryte: eksport, archiwum, dodatkowe moduły, integracje?