Jak zaoszczędzić 6,500 godzin w dziale BHP? – historia Doraco

DORACO to jedna z wiodących firm budowlanych w Polsce, specjalizująca się w realizacji różnorodnych projektów budowlanych. Firma ma na swoim koncie wiele prestiżowych inwestycji realizowanych na terenie całego kraju. W ramach swoich działań, DORACO kładzie duży nacisk na bezpieczeństwo i higienę pracy (BHP), co jest kluczowym elementem w branży budowlanej.

TYP FIRMY

Generalny wykonawca

OBSZAR

Zarządzanie bezpieczeństwem

ZESPÓŁ

25 osób

OKRES

18 miesięcy

Cyfryzacja BHP w DORACO

Firma realizuje cztery główne typy projektów, z których każdy wymaga odrębnego podejścia do bezpieczeństwa:

Obiekty komercyjne – standardowe projekty budowlane z typowymi wyzwaniami branżowymi

Renowacja i adaptacja budynków historycznych – projekty wymagające współpracy z konserwatorem zabytków, pracy w zabytkowych strukturach z ograniczeniami wynikającymi z ochrony dziedzictwa kulturowego

Projekty hydrotechniczne – realizowane w trudnych warunkach terenowych, z małymi zespołami specjalistów (około 20 osób) obsługującymi ciężki sprzęt specjalistyczny

Projekty militarne – wymagające szczególnych procedur bezpieczeństwa i dostosowania do specyficznych wymogów

Różnorodność projektów ilustruje skala wyzwań: od projektów hydrotechnicznych z 20-osobowym zespołem operatorów specjalistycznych maszyn pracujących w trudnych warunkach terenowych, po przebudowę siedziby Banku Gospodarstwa Krajowego, gdzie jednocześnie pracuje 350 osób z różnych branż w historycznym budynku pod nadzorem konserwatora zabytków.

Źródło: Freepik

Filozofia zarządzania BHP w DORACO

Podejście firmy do zarządzania bezpieczeństwem charakteryzuje się elastycznością i wsparciem dla zespołów realizacji, a nie utrudnianiem ich pracy. Zarządzanie bezpieczeństwem wynika ze struktury organizacji oraz zaangażowania kadry menedżerskiej wysokiego szczebla, w tym zarządu.

Wsparcie budowy

Dział BHP ma charakter kontrolno-doradczy i realizuje trzy główne funkcje:

  • Weryfikuje stan bezpieczeństwa na budowach i raportuje do zarządu
  • Szkoli kadrę z zakresu BHP
  • Wspiera doradczo w kontekście prowadzenia prac potencjalnie niebezpiecznych

Partnerskie podejście

Kluczem do sukcesu jest partnerskie podejście między działami realizacji a BHP. Kierownicy budów, planując niebezpieczne prace, konsultują sytuacje z działem BHP, wspólnie analizując ryzyka i wypracowując bezpieczne rozwiązania. Dział BHP jest partnerem do rozmowy, a nie „policjantem”.

Pragmatyzm

Z tego powodu firma stara się zachować zdrowy balans między procedurami, dokumentacją a realną pracą. Wprowadzane procedury nie utrudniają pracy, jednocześnie są zgodne z prawem i wymogami przepisów. 

Zarządzając firmą, która realizuje jednocześnie projekty tak różnorodne, potrzebowaliśmy narzędzia, które zapewni nam pełną kontrolę i transparentność. Hustro dało nam to, czego szukaliśmy: możliwość podejmowania decyzji w oparciu o aktualne, wiarygodne dane z wszystkich naszych lokalizacji. To znacznie zwiększyło naszą pewność w zarządzaniu ryzykiem i pozwoliło na lepsze planowanie strategiczne. Oszczędności na poziomie ponad 6.5 tys. godzin cieszą dodatkowo.
– Radosław Jarosiewicz

Wiceprezes ds. produkcji w Grupa DORACO

Wyzwanie

Na początku dział BHP w DORACO zmagał się z wyzwaniami związanymi z brakiem standaryzacji procesów inspekcji na placach budowy oraz rejestrowania zgłoszeń. W zależności od lokalizacji i rodzaju projektu, procedury te różniły się między sobą, co prowadziło do niejednolitości w raportowaniu oraz utrudniało centralną analizę danych.

Ponad to zarządzanie BHP w firmie realizującej jednocześnie około 15 różnych inwestycji stawało się coraz bardziej skomplikowane, co generowało ryzyko niezgodności z przepisami i potencjalne zagrożenia dla bezpieczeństwa pracowników.

Źródło: Freepik

Wdrożenie aplikacji Hustro

Wcześniejsze doświadczenia

Przed wdrożeniem aplikacji Hustro firma używała innej aplikacji, która nie została dobrze przyjęta przez zespół. Poprzednie rozwiązanie często utrudniało pracę i nie było dostosowane do specyfiki procesów BHP. W efekcie opór zespołu na nowe rozwiązanie był silny z uwagi na negatywne wcześniejsze doświadczenia.

Proces wdrożenia

W rezultacie firma DORACO zdecydowała się na wdrożenie aplikacji Hustro w całej firmie, obejmując nią wszystkie realizowane inwestycje oraz centralny dział BHP. Wdrożenie aplikacji objęło 25 użytkowników, w tym inspektorów BHP, kierowników budów oraz personel odpowiedzialny za raportowanie i analizę danych.

Podczas wdrożenia wystąpiły różnice w adopcji nowego rozwiązania. Bardziej doświadczona kadra potrzebowała więcej czasu na oswojenie się ze zmianą, zadając pytania typu „A po co mi to?” lub „Czego mam to instalować na telefonie?” Natomiast młoda kadra od razu pozytywnie przyjęła aplikację Hustro.

Czynnik sukcesu

Kluczem do sukcesu było empatyczne podejście do obaw zespołu. Osobom, które potrzebowały więcej wsparcia, poświęcono dodatkową uwagę. Indywidualne szkolenia prowadzone przez zespół Hustro skutecznie rozwiązały problem oporu. Ponadto ważnym elementem była świadomość, że zarządzanie bezpieczeństwem ma sens, gdy wszyscy używają tego samego narzędzia.

Aplikacja Hustro rzeczywiście zmieniła sposób, w jaki pracujemy. Wcześniej spędzałem większość czasu przy biurku, przygotowując raporty i synchronizując dane między projektami. Teraz mogę być tam, gdzie jestem najbardziej potrzebny – na budowach, wspierając zespoły w bezpiecznym wykonywaniu prac. To przełożyło się nie tylko na oszczędności czasowe, ale przede wszystkim na rzeczywistą poprawę bezpieczeństwa. Kiedy inspektorzy BHP mają więcej czasu na faktyczną pracę w terenie zamiast na papierologię, rezultaty są widoczne natychmiast.
– Kajetan Kwiatkowski

Główny Specjalista ds. BHP w Grupa DORACO

Korzyści z wdrożenia

Standaryzacja procesów

Wszystkie procesy związane z inspekcjami BHP i rejestrowaniem zgłoszeń zostały ujednolicone. Bez względu na to, gdzie znajduje się plac budowy, procedury są teraz identyczne, co znacznie ułatwia zarządzanie BHP i jednocześnie wprowadza zgodność z ISO 45001.

Ujednolicone raportowanie

Aplikacja umożliwia zautomatyzowanie i ujednolicenie raportowania, co zredukowało błędy oraz przyspieszyło proces przygotowywania dokumentacji. Wszystkie raporty są teraz generowane w jednolitym formacie, co ułatwia ich analizę i porównywanie wyników z różnych projektów. krócono czas przygotowania raportu z kontroli z poziomu 2,5 godziny do 6 minut.

Precyzyjna kontrola i monitorowanie

Dzięki aplikacji zarządzanie BHP w firmie DORACO stało się bardziej przejrzyste. Kierownictwo ma teraz możliwość bieżącego monitorowania stanu BHP na wszystkich placach budowy, co pozwala na szybką reakcję w przypadku wykrycia niezgodności. Dodatkowo możliwe jest monitorowanie zgłoszeń na bieżąco, przypominanie i prowadzenie komunikacji w danym temacie.

Źródło: Freepik

Wzrost efektywności

Automatyzacja procesów inspekcji i raportowania znacznie przyspieszyła pracę działu BHP, co pozwoliło na lepsze wykorzystanie zasobów ludzkich i skoncentrowanie się na działaniach prewencyjnych zamiast na administracyjnych.

Zespół BHP ma więcej czasu na pracę na budowach tam, gdzie jest potrzebny, mniej czasu traci na dokumentacji i ma więcej czasu na konsultacje z zespołami. Częste obecności na budowach mają charakter wizyt roboczych, a nie „wielkich kontroli”. Rocznie prowadzonych jest około 400 wizyt.

Poprawa jakości i bezpieczeństwa

Aplikacja ułatwia ustalenie, kto za co odpowiada na danym placu budowy. Znacząco spadła ilość sytuacji niebezpiecznych, co wynika z większej świadomości kadry zarządzającej i zespołu inżynierskiego oraz lepszej organizacji pracy działu BHP.

Wysokie standardy audytowe

Co roku prowadzone są audyty zewnętrzne przez firmy zewnętrzne, w raportach firma jest chwalona za klarowność i transparentność przekazywanych informacji, uzyskując wysokie oceny. 

Szczególnie doceniam możliwość bieżącego monitorowania sytuacji na wszystkich placach budowy. Wcześniej dowiadywałem się o problemach z opóźnieniem, teraz mogę reagować w czasie rzeczywistym. Dla nas, którzy zarządzamy projektami tak różnorodnymi jak przebudowa zabytkowego budynku BGK z 350 pracownikami czy projekty hydrotechniczne z małymi zespołami specjalistów, ta elastyczność i natychmiastowy dostęp do informacji są kluczowe. Aplikacja pozwala nam dostosować podejście do specyfiki każdego projektu, zachowując jednocześnie spójne standardy bezpieczeństwa.
– Kajetan Kwiatkowski

Główny Specjalista ds. BHP w Grupa DORACO

Źródło: Freepik

Oszczędności

Rejestracja zgłoszeń
Proces Przed wdrożeniem Po wdrożeniu Oszczędności
Czas na rejestrację jednego zgłoszenia
20 minut
2.250 zgłoszeń × 20 min = 750 godzin
1 minuta
2.250 zgłoszeń × 1 min = 37,5 godzin
712,5 godziny
Raportowanie
Proces Przed wdrożeniem Po wdrożeniu Oszczędności
Czas przygotowania 1 raportu
2,5 godziny
6 minut
0,1 godziny
2,4 godziny
Czas roczny na raportowanie
1.000 godzin
2,5 godz. × 400 raportów
40 godzin
0,1 godz. × 400 raportów
960 godzin
Synchronizacja danych i kontrola napraw
Proces / Rola Przed wdrożeniem Po wdrożeniu Oszczędności
Kierownik budowy
Czas synchronizacji (dziennie)
2 godziny / dzień
0,5 godziny / dzień
1,5 godz. / dzień
Czas roczny (52 tygodnie)
208 godzin
2 godz. × 52 tygodnie × 2 dni
52 godziny
0,5 godz. × 52 tygodnie × 2 dni
156 godzin
Całkowity koszt (15 kierowników)
3.120 godzin
15 × 208 godzin
780 godzin
15 × 52 godziny
2.340 godzin
Inspektor BHP
Czas synchronizacji (dziennie)
3 godziny / dzień
0,5 godziny / dzień
2,5 godz. / dzień
Czas tygodniowy
15 godzin / tydzień
2,5 godziny / tydzień
12,5 godz. / tydzień
Czas roczny (52 tygodnie)
780 godzin
15 godz. × 52 tygodnie
130 godzin
2,5 godz. × 52 tygodnie
650 godzin
Całkowity koszt (5 inspektorów)
3.900 godzin
5 × 780 godzin
650 godzin
5 × 130 godzin
3.250 godzin
Podsumowanie całkowitych oszczędności
Obszar Oszczędności czasowe Udział procentowy Wartość biznesowa
Rejestracja zgłoszeń 712,5 godzin 10,8% Wysoka
Raportowanie 960 godzin 14,6% Bardzo wysoka
Synchronizacja - kierownicy 2.340 godzin 35,5% Krytyczna
Synchronizacja - inspektorzy 3.250 godzin 49,3% Krytyczna
RAZEM 6.590 godzin 100% Transformacyjna

Podsumowanie

Wdrożenie aplikacji Hustro w firmie DORACO przyniosło wymierne korzyści operacyjne. Automatyzacja kluczowych procesów – takich jak raportowanie, synchronizacja danych, rejestracja zgłoszeń czy zarządzanie naprawami – pozwoliła znacząco zredukować czasochłonność zadań i ograniczyć koszty operacyjne.

Digitalizacja komunikacji oraz eliminacja papierowego obiegu informacji usprawniły przepływ danych i zwiększyły kontrolę nad procesami, co przełożyło się na wyższą efektywność działania zespołów terenowych i biurowych. 

Kluczowym czynnikiem sukcesu było nie tylko wdrożenie odpowiedniego narzędzia, ale także świadome podejście do zarządzania zmianą. Na szczególną uwagę zasługuje głębokie zrozumienie specyfiki projektów budowlanych, silne zaangażowanie zespołu oraz konsekwentne budowanie kultury bezpieczeństwa opartej na partnerstwie i zaufaniu – to właśnie te elementy stanowiły fundament skutecznej transformacji cyfrowej.

Masz pytania?

Napisz to nas!

Umów konsultacje

Other testimonials